Koçluk Tarzı Toplantı. Etkili İş İletişiminin Sırları

2024 Yazar: Harry Day | [email protected]. Son düzenleme: 2023-12-17 15:55

Bir zamanlar, üretimde personel departmanının acemi bir başkanı olarak, fabrika yönetiminin ilk toplantısını sabırsızlıkla bekliyordum. Yönetim ekibinin ekibin iyiliği için ne kadar verimli çalışacağını hayal ettim.

Neredeyse 50 yıldır burada çalışan personel departmanının müfettişi olan astım, parlak beklentilerimi paylaşmadı. “Fabrikanın tüm sorunlarından personel departmanının sorumlu tutulmasına şaşırmayın. Bu duruma üzülmeyin, liderlerin stresi atıp suçluları bulmaları gerekiyor. Ve toplantının formatı, ortak bir karara varması gereken meslektaşların organize bir toplantısından çok bir çarşı gibi olacak."

Gerçekten de, toplantı beni yapıcılıktan yoksun bıraktı. Hepsi aynı anda, birbirlerini duymadan ve gündemi hatırlamadan konuştular. Sonuç olarak, “yakıcı” sorunlar çözülmeden kaldı ve tüm zaman önemsiz ayrıntıları tartışmaya harcandı. Aradan 10 yıl geçti ama çeşitli şirketlerin yöneticilerine göre benzer toplantılar hala yapılıyor.

Toplantıları yapıcı ve etkili kılmak için bir koç olarak ne önerebilirim? İsteği değerlendirin ve uygulamak için en iyi uygulamaları arayın. İlk olarak, gerçekten bir toplantı yapmanız gerekip gerekmediğini analiz edin veya başka bir iç iletişim biçimiyle bunu yapabilir misiniz?

Toplantı ne zaman yapılmalı?

1. Bir problem veya görev hakkında ekip tartışmasına ihtiyaç vardır

2. Ekip ile önemli bilgilerin paylaşılması ve bu konudaki üyelerinin görüşlerinin alınması gerekmektedir.

3. Önemli bir konu hakkında maksimum sayıda fikir ve bakış açısı toplamak ister

4. Astlarınızın çoğunun hedeflerini etkileyen bir sorun var.

5. Ekibin bir araya gelip bazı sorunları ortaklaşa çözmek ve aynı zamanda uygulanması için sorumluluğu dağıtmak istediğini biliyor musunuz?

Ne zaman toplantı yapmamalısınız?

1. Performansı düşürmeden diğer iletişim araçlarını kullanmak mantıklıdır

2. Görev acil / önemlidir ve çözmedeki gecikme çok pahalı olabilir

3. Soru, kamuoyunda tartışmaya açılmayacak kadar kişisel

4. Toplantıyı hazırlamak ve yürütmek için yeterli zaman yok

5. Toplantıyı astlarından birini cezalandırmak için bir araç olarak kullanmak ister

On noktanın tümü tek bir cümlede özetlenebilir. Ekip çalışması gerektiğinde toplantı yapın, gerekmedikçe toplantı yapmayın.

Etkili toplantılar için 10 ipucu

Hedef. Hangi amaçla bir toplantı düzenlemeniz gerektiğini kendiniz belirleyin? Toplantının sonunda hangi sonuçları ve hangi biçimde almak istiyorsunuz? Alınacak kararlar var mı? Hangi zorluklar ortaya çıkabilir ve bunları nasıl etkisiz hale getirebiliriz? Toplantı katılımcılarının hedefleri ne ölçüde örtüşüyor / farklılaşıyor? Hedef çatışmaları mümkün mü? İlk aşama ne kadar dikkatli çalışılırsa, toplantı sırasında o kadar az direniş ortaya çıkacaktır

Katılımcılar. Toplantı katılımcılarının bileşimi, hedeflerine bağlı olarak oluşturulur. Toplantı konularının tartışılmasına gerçekten önemli katkıda bulunabilecek kişileri davet edin. Bir çalışma grubu oluşturmak için motivasyonunuzu test edin, toplantıları tek bir aktörün (kendinizin) tiyatrosuna mı dönüştürüyorsunuz? Gerçekten üretken olacak olan bu kadro mu? Her toplantı için ayrı ayrı oluşturarak katılımcıların kompozisyonunu sürekli değiştirmeye değer. Bu, yöneticinin rutinden kaçınmasına ve grup dinamiklerini olumlu yönde etkilemesine yardımcı olacaktır

Biçim. Görevlerinize bağlı olarak en iyi toplantı biçimini seçin. Örneğin, ihtiyacınız varsa

1) yenilikler hakkında ekibi bilgilendirmek

Bir “toplantı - bilgilendirme mesajı” yapın. Böyle bir toplantının görevi, katılımcıları yaklaşan değişiklikler hakkında mümkün olduğunca bilgilendirmektir, amaç direnci azaltmaktır. Bir lidere yardımcı olacak iyi bir araç, bir SWOT analizi olacaktır.

2) görevler belirleyin ve sorumluluklar atayın

"Toplantı emri". Çok yapılandırılmış ve net bir format, durumun kontrolü, amaç katılımcılar tarafından bağımsız olarak sorumluluk dağıtmaktır. Bu, görevlerin kalite performansına müdahale edebilecek direktif düzeyini azaltacaktır.

3) ortak bir karara varmak

Tüm katılımcıların görüşlerini dinleyeceğiniz bir "toplantı-müzakere" düzenleyin. Kazan-kazan toplantı stratejisi, liderin rolü moderatördür. Bu formatın araçları beyin fırtınası, çok pozisyonlu anket, kartlarla anket, problem analizi şeması vb.

Problem Analizi Şeması, T. Edmüller

4) sorunu çözmek için birleştirin

Arabuluculuk toplantısı, böyle bir toplantı için en uygun formattır. Ekibin otoritesine sahip bir moderatör bulmak çok önemlidir. Bir lider her zaman en iyi seçim olmayabilir. Harici bir uzmanı (arabulucu, koç, danışman) davet etmek çok daha etkilidir.

5) fikirleri toplamak

Bu durumda “Toplantı - Beyin Fırtınası” %100 en iyi çözüm olacaktır. Bu formattaki ana şey kurallara ve beyin fırtınası algoritmasına uymaktır. Ayrıca, eleştirinin bu tür toplantıların etkinliğini öldürdüğünü hatırlayarak, açıklık ve rahatlık atmosferini koruyun.

6) yetkinliği geliştirmek

"Toplantı-öğrenme". Bu format, liderin bir eğitmen veya koç olarak hareket etmesine izin verir. Yararlı bilgileri astlarınızla paylaşın, tartışın ve günlük işlevselliğe nasıl uygulayacağınızı planlayın. Yöneticiler için iyi bir keşif, özellikle astların gelişimi için kendileri tarafından düzenlenen, haftada birkaç kez 30 dakikalık toplantılar olacaktır. Bir yetkinlik - bir geliştirme tekniği - bir eylem planı, bu tür toplantılar için kaba bir algoritmadır.

Bir yer. Ekibinizle nerede buluşacağınız, toplantının amacına ve formatına göre belirlenir. Eğitim formatı ve “arabuluculuk toplantıları” farklı büyüklük ve donanıma sahip odalar gerektirebilir. Bunu önceden düşünün. Ayrıca katılımcıların birbirlerini görebilmeleri ve toplantı lideri ile göz teması kurabilmeleri de gereklidir

Plan. Toplantı planınız yazılı olmalıdır. Aslında bu, aşağıdaki maddeleri içeren bir gündemdir

- tarih, saat, yer

- toplantının amacı

- tartışılacak konular

- toplantının istenen sonucu ve şekli

- biçim

- başlatan ve toplantıyı kimin düzenlediği

- dışarıdan davet edilenler de dahil olmak üzere katılımcıların listesi

Toplantı planını toplantı katılımcılarına gönderin, sorularını eklemek isteyebilirler. Zaman kazanmak için bir toplantıda birkaç sorunu çözebilirsiniz.

Tüzük. Toplantıları yürütmek için temel kurallar ekip tarafından belirlenir ve toplantıdan toplantıya farklılık gösterebilir. Ancak zaman çizelgelerine bağlılık, karar vericilerle ilgili anlaşmalar, şirket politikasının getirdiği kısıtlamalar, çatışma yönetimi anlaşmaları vb. gibi kalıcı kurallar vardır

Protokol. Bu, tüm ana noktalarını açıklayan toplantının bir tür özetidir. Toplantı sırasında alınan notlar esas alınarak toplantı sekreteri tarafından hazırlanır. Tutanak lider, toplantı sekreteri ve kilit katılımcılar (eylem planında belirtilenler) tarafından imzalanır. Tutanağın bir kopyası toplantının tüm katılımcılarına gönderili

Zaman. Zaman yönetimi, toplantı verimliliğinin kilit yönlerinden biridir. Toplantıya her zaman belirlenen zamanda başlayın, çünkü daha sonra dakikliğe ulaşamayacaksınız. Plandaki tüm noktalar için zaman çerçeveleri belirleyin ve bunların uygulanmasını izleyin. 60x20x20 kuralına uyun:

Zamanınızın %60'ını acil/önemli konulara ayırın.

Zamanın %20'sini öngörülemeyen konularda ve aniden ortaya çıkan acil sorularda bırakın

Zamanın% 20'sini sözde olanlara ayırın. sosyal ihtiyaçlar - molalar, öğle yemeği, konuşma vb.

Bitiş. Toplantıyı iyi bitirmek için ekip çalışmasının stokunu alın. Ekibin neler başardığını not edin, geliştirilen planın noktalarını gözden geçirin, mevcut herkesin planlananı anladığından ve desteklediğinden emin olun. Toplantının sonunda, toplantıda bulunmayanlar da dahil olmak üzere tüm toplantı katılımcılarına gönderilecek bir özet bildirim oluşturun. Katılımcıların bir listesini, ana tartışma sorularını, alınan kararları, bir eylem planını ve her bir noktasından, son tarihlerden, kontrol noktalarından, bir sonraki toplantının tarihinden sorumlu olanların bir listesini kaydedin

Kontrol. Her şeyin bir toplantıyla bittiği durumlar nadir değildir. Harekete geçmek için arzu ve motivasyonun yanı sıra kararların uygulanması üzerinde kontrole ihtiyacınız var. Kontrol noktalarını ve bundan sorumlu olanları doğrudan toplantıda tanımlayı

Toplantı düzenlemede zorluk

1. Çatışmala

Toplantılar sırasında genellikle çatışma durumları ortaya çıkar. Bazen o kadar alevlenirler ki, toplantı karşılıklı suçlamalar ve kişisel saldırılar akışına dönüşür. Bu durumda yönetici ne yapmalıdır?

- Tartışmalı konunun tartışılmasını erteleyin ve bu toplantı çerçevesinde daha sonra çözün. O zamana kadar tutkular azalacak ve katılımcılar kendilerini yapıcı bir şekilde ifade edebilecekler.

- Sorunun çözümünü bireysel bir formata çevirin ve genel kurul dışında çatışan taraflarla görüşün

- Soruyu düzeltin ve bir sonraki toplantıda düşünmeye davet edin

- Uzlaşma teklif edin

2. İletişim engeller

Tavsiyeler, tehditler, eleştiriler, sitemler, "teşhisler" ve etiketleme, tavsiyeler, emirler, klişeler ve sıradan ifadeler bir toplantının önünde engel teşkil edebilir. İletişim engelleri direnç ve antipatiye neden olur. Liderin bu tür şeyleri fark etmesi ve çalışma grubu üyelerinin dikkatini bunlara çekmesi önemlidir. İletişim engellerini kaldırmak için bu konuda ek bir çalışma kuralı oluşturun. Ayrıca ekibin iletişim yetkinliğini sistematik olarak geliştirmek

3. Hatala

Toplantıların yürütülmesindeki dezavantajlar ve hatalar herhangi bir şirkette fark edilebilir. En tipik olanları:

- belirlenen hedeflere uyulmaması

- yönetmeliklere uyulmaması

- toplantı katılımcıları için bilgi eksikliği

- Çalışanları en verimli zamanda tutmak

- kafadan baskı veya tam tersi, pasiflik ve göz yumma

- toplantının ardından eylemsizlik

Toplantılarınız değerli bir yönetim kaynağı ya da zamanın iz bırakmadan eridiği bir kara delik olabilir. Seçim senin.