Verimliliği Ve üretkenliği Nasıl Artırırsınız Veya Kendinizi Nasıl Organize Edersiniz?

2024 Yazar: Harry Day | [email protected]. Son düzenleme: 2023-12-17 15:55

Modern bir insana bakarsanız, hayatta artık uğraşılması gereken şeylerin hızının ve karmaşıklığının, 50 yıl önce yapılması gereken işlerin hacmiyle katlandığını görmek kolaydır.

İnsanların acelesi var ama zamanında değil. Ortalama bir insanın hayatı çeşitli haberciler, sosyal hizmetler ile doludur. ağlar, e-posta ve her gün verimliliği ve üretkenliği etkileyen düzinelerce başka dikkat dağıtıcı. Bu arada, kişisel verimlilik ve üretkenlik başarının anahtarıdır, yaşamınızın düzeyi ve kalitesi bunlara bağlıdır.

Bir günde sadece 24 saat vardır. Başarı, o zaman yaptıklarınızın karşılığıdır. Bu nedenle birçok kişi günün 25. ve 26. saatini hayal eder. Ancak başarılı olmak için doğal kronometreyi değiştirmek gerekli değildir. Çalışma yaklaşımınızı yeniden gözden geçirmeniz yeterlidir ve bu makalede yapacağımız şey budur:

- Oyun muma değmeli … Anlamsız ve önemsiz şeyler için harcanmamalısınız. Rutin ve gereksiz görevleri programınızdan çıkarırsanız ne kadar zamanınız olacağını hayal edin.

- Sonuçlar için çalışın … Amacınız nedir? Yıl sonuna kadar ne elde etmek istersiniz? Şaşırtıcı bir şekilde, çok az insan bu soruları açıkça cevaplayabilir. Ne istediğinize karar verin (bir startup kurun, terfi alın, kazancınızı artırın, vb.) ve günde en az üç saatinizi bunun üzerinde çalışarak kendinize güvenerek hedefinize doğru ilerleyin.

- Çalışma alanının temizliği. İş yerinizi düzenleyin. Dağınık bir masaüstü, odaklanmanızı zorlaştırır, çünkü bir kaos atmosferinde dikkatinizi önünüzdeki işin ayrıntılarına odaklamak zordur. Kağıtları düzenleyin ve gereksiz klasörleri arşivleyin. Bu, düşüncelerinizi düzenlemenize ve elinizdeki görevi etkili bir şekilde tamamlamanıza yardımcı olacaktır.

- Akış durumu. Akış konsepti, Psikoloji Profesörü Mihai Csikszentmihalyi tarafından geliştirildi. Araştırmasına göre, bir problem hem zor, hem çözülebilir hem de ilginç olduğunda bir akış durumu oluşur. Yapmanız gereken görev çok zorsa, ona nasıl yaklaşacağınızı bilmiyorsanız, o zaman kaygıya kapılıyorsunuz. Aksine, görev çok kolaysa, sıkılırsınız, almak bile istemezsiniz.

Akış halinde çalışmak için tenha bir yer bulun (ofis veya ofisin yakınında bir kafe - önemli değil) ve kendinizi sürece bırakın. Bu durumda, aynı türden görevler birlikte gruplandırılmalı ve bloklar halinde çözülmelidir.

- Tek görev … Çoklu görev, kişisel performansı artırmaz, ancak azaltır. Aksine:

1 O çok yorucu. Bütün gün bir şeye ya da başka bir şeye tutunduğunuzda, ancak sonucu görmediğinizde, tamamen bunalmış hissedersiniz. Tamamlanan görevlerden memnuniyet yerine - hayal kırıklığı ve stres.

2 Kaliteyi yakalar. Aynı anda birkaç şey yapmak, bunlardan birinde (veya her birinde) hata yapma olasılığı yüksektir. Sonuç olarak, yeniden yapmanız ve kayıplara uğramanız gerekecektir (geçici, finansal vb.).

3 Sosyal bağları yok eder. Ne kadar çok bilgi akarsa, onları yönetmek o kadar zor olur. Eşinize bir mektup yazarken ve aynı zamanda eşinizle telefonda konuşuyorsanız, ikinizden de samimiyetsiz veya dikkatsiz olduğunuzu duyduğunuzda şaşırmayın.

Daha verimli olmak için tek görev moduna geçin.

- Günlük planlama … Belirli bir hedef olmadan çalışmak anlamsızdır, bu yüzden başlamadan önce gün için bir eylem planı yapın. Mevcut görevlerinizi not almak için 15 dakikanızı ayırın ve ardından bunları sıralayın. Bundan sonra, güvenle işinize başlayabilirsiniz, görevleriniz sistematize edilecek ve eylemleriniz sıralanacaktır. Birçok kişi planlamayı zaman kaybı olarak algılar, ancak onu kullananlar profesyonel üretkenliği ne kadar artırdığını bilir.

- İki dakika kuralı … Görev 2 dakikadan az sürerse, sadece yapın! Kelimenin tam anlamıyla 2 dakika içinde yapılabilecek düzinelerce şeyi sonraya erteliyoruz, onlardan koca bir sorunu şişiriyoruz. Çöpü çıkarın, bir mesajı yanıtlayın, yardım masasını arayın - iki dakikalık yapılacaklar listesi süresiz olarak devam ettirilebilir. Evet, görünüşte basit olan tüm görevler tam olarak 2 dakika sürmez. Ancak “ruhla ne kadar az bir araya gelirseniz”, doğrudan aktivite için o kadar fazla zaman kalır.

- Öncelik … Gün içinde her şeye yetişmek için çok fazla zaman yoktur, bu nedenle işinizde doğru öncelikleri belirlemek önemlidir. Önce en acil ve önemli görevleri tamamlamaya çalışın.

- Bilgi boşluğu … Telefonunuzun fişini çekin ve e-posta gelen kutunuzu kontrol etmeyin. Zor bir göreve başlamayı planlıyorsanız, mümkün olduğunca ona odaklanmaya çalışın. Dikkatinizi dağıtan telefon görüşmelerinden, SMS mesajlarından ve e-postalardan kendinizi koruyun. Görünüşe göre bu eylemlerin her biri sadece birkaç dakika sürecek, ancak düşünce treniniz bozulacak. Bu nedenle, ana görevi tamamlamak için daha fazla zaman ve çaba harcamanız gerekecek.

- Son tarihler … Birçok insan teslim tarihlerini korkunç olarak algılar, çünkü bunlar karşılanmazsa sorun olur. Aslında, teslim tarihleri büyük bir disiplindir, yani hedeflerinize ulaşmanıza yardımcı olurlar. Belirli bir davayı üstlenirken, başlangıç ve bitiş zamanını belirttiğinizden emin olun. İşin bitiş tarihini bilmek, emeklerinizi ve zamanınızı planlamanız ve ayırmanız daha kolay olacaktır. Ancak dikkatli olun - “büyük” son tarihler belirlemeyin. Unutmayın: iş, kendisine ayrılan zamanı doldurur (Parkinson Yasası).

- Dinlenme her şeyden önemlidir. Yalnızca robotlar kesintisiz çalışabilir ve bunlar bile zamanla başarısız olur. Bununla birlikte, örneğin öğle yemeğinde çok uzun süre kahve içersek çoğumuz kendimizi suçlu hissederiz. Bir insan gün boyu %100 üretken olamaz. Konsantrasyon bir kas gibidir - etkili bir şekilde çalışmak için dinlenmeye ihtiyacınız vardır. 15 dakikalık bir mola beyninizi "yeniden başlatacak" ve uygun konsantrasyon ve özveri ile görevleri tekrar yerine getirmeye hazır olacaksınız.

- İnce dilimleme … Büyük bir görevi birkaç küçük göreve bölün. Karmaşık bir ödev genellikle çok zaman ve çaba gerektirir. Eldeki görevle başa çıkmayı kolaylaştırmak için, birkaç ara göreve bölün. Bu, güçlü yönlerinizi eşit olarak dağıtmanıza ve bu aşamaların her birinde yapılan çalışmanın sonuçlarını görmenize yardımcı olacaktır. Bu, sürecin daha hızlı ilerlemesini sağlayacaktır!

- Teknolojiyi kullanın. Geçen yüzyıldaki teknolojik atılımlar, daha fazla görevi daha kısa sürede tamamlamayı çok daha kolay hale getirdi. Bu nedenle, ortaya çıkan yeni trendlere, cihazlara ve programlara açık olun. Neden bir üretkenlik kazancı kaynağından yararlanmıyorsunuz?

- Sayıların büyüsü. Rakamlarla anladığınız zaman durumu daha iyi etkileyebilirsiniz. Sizin için önemli olan tüm göstergeleri takip edin. Örneğin çalışılan saat sayısından ve hazırlanan raporlardan çalışma süresinin saat başına verimliliğine kadar. Önemli ekip ölçümlerini izlemek için bir raporlama sistemi, proje yönetimi yazılımı, SharePoint, Google Dokümanlar paylaşım sayfaları, bir planlayıcı veya yalnızca bir beyaz tahta kullanın.

Bu basit yönergeleri izleyerek daha az çalışarak - daha fazlasını başararak verimliliğinizi ve üretkenliğinizi artırabilirsiniz.

Tembel olmanızı sağlayan ve kendinize şiddet gerektirmeyen kendi öz örgütlenme sisteminizi oluşturmak istiyorsanız program size bu konuda yardımcı olacaktır: ŞİDDETSİZ KASETLER İÇİN KENDİNDEN ORGANİZASYON.

Pekala, kendi kendini örgütlemeyi maksimuma çıkarmaya karar verirseniz, bu programla tanışın: GELİŞMİŞ KENDİNDEN ORGANİZASYON.

Bu kadar. Bir sonrakine kadar. Samimi olarak Dmitry Poteev.